Effiziente Zugriffskontrolle bei Gemeinde Utrecht | SITS

Ausgangslage & Kundenprofil

Wie organisiert man digitale und physische Zugriffsrechte für über 8.500 Mitarbeitende – sicher, nachvollziehbar und effizient?

Die Gemeinde Utrecht stand genau vor dieser Herausforderung. Gemeinsam mit der SITS|Traxion wurde eine moderne Identity- & Access-Management-Lösung auf Basis von Omada eingeführt. Die Success Story zeigt, wie Utrecht mit SITS|Traxion eine zukunftsfähige IAM-Struktur aufgebaut hat – von der Prozessanalyse bis zur erfolgreichen Umsetzung.

Kunde: Gemeinde Utrecht

Branche: Öffentliche Verwaltung

Unsere Leistungen: Beratung, Prozessanalyse, Implementierung und Weiterentwicklung im Bereich Identity & Access Management (IAM)

Das Projekt in Zahlen
Ein Projekt mit kommunaler Wirkung: messbar und nachhaltig.
8500
+
verwaltete Identitäten
1
zentrale IAM-Plattform
3
zentrale Systemintegrationen
100
%
Nachvollziehbarkeit durch Audit-Trails

Die Herausforderung

Zugriffsrechte sicher und nachvollziehbar steuern.
Die Verwaltung von Zugriffsrechten war in Utrecht lange Zeit manuell, inkonsistent und fehleranfällig. Zutrittskarten ehemaliger Mitarbeitender blieben im Umlauf, Rollen waren unklar definiert, und IT-unabhängige Prozesse fehlten.

Gesucht wurde eine zentrale, benutzerfreundliche und auditierbare Lösung, die sowohl digitale als auch physische Zugriffe zuverlässig steuert – und dabei flexibel genug ist, um Sonderfälle wie Praktikant:innen oder Sofortsperrungen abzubilden.

Lösungsansatz & Strategie

 
 
 
 
1
2
3
4
 
Plattform- und Partnerauswahl
Auswahl der IAM-Plattform Omada und des Implementierungspartners SITS
 
Prozessanalyse
Analyse und Dokumentation bestehender Prozesse durch die SITS
 
Rollen- und Berechtigungsmodell
Definition von Rollen, Rechten und Verantwortlichkeiten gemeinsam mit DomstadIT und den Fachbereichen
 
Systemintegration
Schrittweise Anbindung zentraler Systeme wie HR, Zutrittskontrolle und Fachanwendungen

Die Umsetzung

Von Prozessanalysen zur gelebten IAM-Lösung
Die SITS|Traxion begleitete die Gemeinde Utrecht von der ersten Prozessaufnahme bis zur technischen Umsetzung. Die Zusammenarbeit mit DomstadIT und den Fachbereichen war eng, lösungsorientiert und partnerschaftlich.

Besonderer Fokus lag auf Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität und Nachvollziehbarkeit. Auch Herausforderungen wie begrenzte Ressourcen in den Fachbereichen wurden durch pragmatische Lösungen und gezielte Kommunikation gemeistert.

Sie halten uns auf Trab und zeigen uns neue Entwicklungen auf. SITS|Traxion wird weiterhin maßgeblich involviert bleiben, insbesondere bei komplexeren Themen. Wir sitzen zwar am Steuer, aber sie sitzen auf dem Beifahrersitz als Begleiter und Coach.

- Michiel Boertje, ICT Manager, Gemeinde Utrecht

Das Ergebnis

Sichere Zugriffsverwaltung, klare Prozesse und hohe Akzeptanz:
Die Gemeinde Utrecht profitiert heute von einer modernen IAM-Lösung mit automatisierter Rechtevergabe, klaren Audit-Trails und hoher Benutzerfreundlichkeit.
Führungskräfte und HR können Zugriffsrechte selbstständig verwalten, ganz ohne IT. Sonderfälle wie verlängerte Zugriffe für Praktikant:innen oder Sofortsperrungen sind mit wenigen Klicks umsetzbar.

Die Grundlage für eine sichere, skalierbare und zukunftsfähige IAM-Struktur ist gelegt – und die Weiterentwicklung bereits in Planung.

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