{"id":10779,"date":"2024-04-03T14:39:04","date_gmt":"2024-04-03T12:39:04","guid":{"rendered":"https:\/\/sits.com\/ki-von-microsoft-ist-ihr-unternehmen-copilot-ready\/"},"modified":"2024-07-11T14:08:55","modified_gmt":"2024-07-11T12:08:55","slug":"ki-von-microsoft-ist-ihr-unternehmen-copilot-ready","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/sits.friendventure.dev\/ch\/blog\/ki-von-microsoft-ist-ihr-unternehmen-copilot-ready\/","title":{"rendered":"KI von Microsoft: Ist Ihr Unternehmen Copilot Ready?"},"content":{"rendered":"<section class=\"wpb-content-wrapper\"><p>[vc_row][vc_column]<h1  class=\"h1 smx-headline \">Microsoft 365 Copilot - Ist Ihr Unternehmen bereit f\u00fcr KI?<\/h1>[vc_column_text]<\/p>\n<ul>\n<li>Microsoft 365 Copilot ist eine k\u00fcnstliche Intelligenz, die direkt in die Microsoft Office-Programme, SharePoint und Exchange Server integriert ist.<\/li>\n<li>Das System unterst\u00fctzt Mitarbeitende bei allt\u00e4glichen Aufgaben und und erh\u00f6ht so die Effizienz unterschiedlicher Abteilungen.<\/li>\n<li>Die Einf\u00fchrung von Copilot hat weitreichende Auswirkungen auf den Datenschutz von Unternehmen und muss daher umfassend vorbereitet und begleitet werden.<\/li>\n<\/ul>\n<p>[\/vc_column_text]<div class=\"smx_global_spacer size-s\"><\/div>\n<h2  class=\"h2 smx-headline \">Microsoft 365 Copilot - Ist Ihr Unternehmen bereit f\u00fcr KI?<\/h2>[vc_column_text]Die Lizenzierung von Copilot f\u00fcr Microsoft 365 stellt einen gravierenderen Einschnitt in die IT-Sicherheitsarchitektur eines Unternehmens dar als der Einsatz von ChatGPT, Gemini oder anderen KI-Assistenten, die auf Large Language Models (LLM) basieren. Denn anders als ChatGPT &amp; Co. greift Copilot nicht nur auf vorgegebene Daten zu. Das Microsoft-Tool bezieht zus\u00e4tzliche Informationen aus dem Internet und - noch wichtiger - aus dem firmeneigenen Datenbestand. Copilot nutzt etwa die Daten des SharePoint-Servers und kann \u00fcber Microsoft Graph auch auf Mails, Chats und Dokumente . So werden in den Antworten und Inhalten von Copilot eventuell auch Informationen sichtbar, die bisher nur Lokal in den Daten einzelner Mitarbeiter und Gruppen verf\u00fcgbar gewesen sind.[\/vc_column_text]<div class=\"smx_global_spacer size-s\"><\/div>\n<div class=\"quote-line\">\n    <div class=\"summary-container-line clr-primary-line\">\n\n                    <div class=\"summary-content_quote-line h6 \">\u201eDie Einf\u00fchrung von Copilot in einem Unternehmen kann Auswirkungen auf die bestehende DSGVO-Konformit\u00e4t haben, je nachdem, wie Copilot genutzt wird und welche Daten damit verarbeitet werden. Daher ist es ratsam, die Konformit\u00e4t nach der Einf\u00fchrung von Copilot erneut zu pr\u00fcfen, um sicherzustellen, dass keine Verst\u00f6\u00dfe oder Risiken entstehen .\u201c<\/p>\n<p>Oliver Teich (Strategic Consultant)<\/div>   \n        \n    <\/div>\n<\/div><div class=\"smx_global_spacer size-s\"><\/div>\n<h2  class=\"h2 smx-headline \">Berechtigungsmodelle \u00fcberpr\u00fcfen und\/oder einrichten<\/h2>[vc_column_text]Microsoft selbst weist in der zu Copilot generell darauf hin: \u201eEs ist wichtig, dass Sie die Berechtigungsmodelle verwenden, die in Microsoft 365-Diensten wie SharePoint verf\u00fcgbar sind, um sicherzustellen, dass die richtigen Benutzer oder Gruppen den richtigen Zugriff auf die richtigen Inhalte in Ihrer Organisation haben.\"<\/p>\n<p>Dabei reicht es nicht aus, die Berechtigungen von Benutzern und Gruppen zu \u00fcberpr\u00fcfen. Auch andere Zugriffswege, wie Gastzug\u00e4nge, lokale SharePoint-Berechtigungen, Freigabe-Links und externe und \u00f6ffentliche Zugriffe sollten dringend \u00fcberpr\u00fcft werden.<\/p>\n<p><strong>Wichtig:<\/strong> \u00dcber freigegebene Team-Channels k\u00f6nnen auch Personen Zugriff auf Daten haben, die nicht zu Ihrem Unternehmen geh\u00f6ren.<\/p>\n<p><em>Hinweis: <\/em><em>, die \u00fcber Microsoft Purview Information Protection (MPIP) vergeben wurden. Das System stellt zwar sicher, dass f\u00fcr KI-generierte Inhalte nur Daten verwendet werden, die f\u00fcr den jeweiligen Benutzer relevant sind - die Antwort selbst erh\u00e4lt jedoch kein MPIP-Label.<\/em><\/p>\n<p>Insgesamt sollte darum eine strikte Need-to-Know-Politik im Unternehmen umgesetzt werden. Mit Copilot ist es wichtiger denn je, dass Mitarbeitende tats\u00e4chlich nur Zugriff auf die Daten haben, die f\u00fcr ihre jeweilige Aufgabe relevant sind. Es empfiehlt sich die Implementierung einer Zero-Trust-Architektur auf Basis des Least-Privileg-Prinzips, oder zumindest eine strenge \u00dcberpr\u00fcfung s\u00e4mtlicher Zugriffsrechte, sollte dies nicht m\u00f6glich sein.[\/vc_column_text]<div class=\"smx_global_spacer size-s\"><\/div>\n<h2  class=\"h2 smx-headline \">\u00dcberpr\u00fcfung der Datenschutzbestimmungen<\/h2>[vc_column_text]Microsoft behauptet, dass sowohl Microsoft 365 als auch der Copilot der Datenschutz-Grundverordnung entsprechen. Das Unternehmen verspricht auf seiner Website: \"Microsoft Copilot f\u00fcr Microsoft 365 entspricht unseren bestehenden Datenschutz-, Sicherheits- und Compliance-Verpflichtungen gegen\u00fcber kommerziellen Microsoft-365-Kunden, einschlie\u00dflich der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und der Datenbegrenzung der Europ\u00e4ischen Union (EU).\"[\/vc_column_text]<div class=\"smx_global_spacer size-s\"><\/div>\n<div class=\"quote-line\">\n    <div class=\"summary-container-line clr-primary-line\">\n\n                    <div class=\"summary-content_quote-line h6 \">\u201ePr\u00fcfen Sie, ob Sie eine Datenschutz-Folgenabsch\u00e4tzung (DPIA) f\u00fcr die Nutzung von Copilot durchf\u00fchren m\u00fcssen. Eine DPIA ist eine systematische Analyse der Auswirkungen einer Datenverarbeitung auf den Schutz personenbezogener Daten.\u201c<\/p>\n<p>Oliver Teich (Strategic Consultant)<\/div>   \n        \n    <\/div>\n<\/div><div class=\"smx_global_spacer size-s\"><\/div>\n<h2  class=\"h2 smx-headline \">Bewertung von Zusatzvereinbarungen<\/h2>[vc_column_text]Die Datenschutzkonferenz des Bundes und der L\u00e4nder (<a href=\"https:\/\/www.datenschutzkonferenz-online.de\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">DSK<\/a>) und andere Aufsichtsbeh\u00f6rden sind jedoch der Auffassung, dass die von Microsoft angebotene Data Protection Addendum (DPA, Auftragsverarbeitungsvereinbarung) die Anforderungen des europ\u00e4ischen Datenschutzrechts nicht ausreichend erf\u00fcllt. Sie empfehlen Unternehmen, mit Microsoft eine zus\u00e4tzliche Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung abzuschlie\u00dfen oder dies zumindest kritisch zu pr\u00fcfen. Der Landesbeauftragte f\u00fcr Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen beschreibt in einer <a href=\"https:\/\/www.ldi.nrw.de\/system\/files\/media\/document\/file\/handreichung_ms_365_clean_formatiert_stand-24.08.2023.pdf\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Handreichung<\/a>, welche \u00dcberlegungen hier wichtig sind. Im Wesentlichen empfehlen die Experten: \u201eEine zwischen dem Verantwortlichen und Microsoft abzuschlie\u00dfende Zusatzvereinbarung zum DPA sollte klarstellen, dass diese Zusatzvereinbarung gegen\u00fcber s\u00e4mtlichen entgegenstehenden Vertragstexten, die seitens Microsoft einbezogen werden, Vorrang hat und diesen im Kollisionsfalle vorgeht.\u201c Diese Zusatzvereinbarung sollten u.a. die folgenden Punkte regeln:[\/vc_column_text][vc_column_text]<\/p>\n<ul>\n<li>Eigene Verantwortlichkeit Microsofts im Rahmen der Verarbeitung f\u00fcr Gesch\u00e4ftst\u00e4tigkeiten, die durch Bereitstellung der Produkte und Services an den Kunden veranlasst sind,<\/li>\n<li>Weisungsbindung, Offenlegung verarbeiteter Daten, Erf\u00fcllung rechtlicher Verpflichtungen<\/li>\n<li>Umsetzung technischer und organisatorischer Ma\u00dfnahmen nach Art. 32 DSGVO<\/li>\n<li>L\u00f6schen personenbezogener Daten und<\/li>\n<li>Information \u00fcber Unterauftragsverarbeiter<\/li>\n<\/ul>\n<p>[\/vc_column_text][vc_column_text]Sofern solche Vereinbarungen bereits abgeschlossen oder evaluiert wurden, sollten sie im Rahmen der Copilot-Einf\u00fchrung zumindest einer erneuten Datenschutz-Folgenabsch\u00e4tzung unterzogen werden.[\/vc_column_text]<div class=\"smx_global_spacer size-s\"><\/div>\n<h2  class=\"h2 smx-headline \">Daten k\u00f6nnen die Grenzen des Microsoft-365-Dienstes verlassen<\/h2>[vc_column_text]<\/p>\n<ul>\n<li>So kann ein Graph-basierter Chat mit Web-Inhalten verkn\u00fcpft werden. In diesem Fall kann eine daf\u00fcr notwendige Bing-Anfrage auch unternehmensinterne Daten enthalten \u2013 und so bei Microsoft landen. Daher sollten sicherheitshalber s\u00e4mtliche Bing-Funktionen des Copilot deaktiviert werden.<\/li>\n<li>Weiterhin k\u00f6nnen Plugins f\u00fcr den Copilot installiert werden. Hier fordert Microsoft explizit auf: <a href=\"https:\/\/learn.microsoft.com\/de-de\/microsoft-365-copilot\/microsoft-365-copilot-privacy#how-does-microsoft-copilot-for-microsoft-365-use-your-proprietary-organizational-data\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">\"\u00dcberpr\u00fcfen Sie die Datenschutzerkl\u00e4rung und die Nutzungsbedingungen des Plug-Ins, um zu bestimmen, wie es mit den Daten Ihrer Organisation umgeht.\"<\/a> Unternehmen, die Copilot einsetzen sollten also generell keine Plugins in dem System erlauben bzw. ben\u00f6tigen f\u00fcr eingesetzte Plugins jeweils eine eigene Datenschutz- und Risiko-Einsch\u00e4tzung.<\/li>\n<\/ul>\n<p>[\/vc_column_text]<div class=\"smx_global_spacer size-s\"><\/div>\n<h2  class=\"h2 smx-headline \">IT-Sicherheitskonzept \u00fcberpr\u00fcfen<\/h2>[vc_column_text]Das Bundesamt f\u00fcr Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) kommt in einer Studie zum Einsatz von KI-Sprachmodellen in Unternehmen zu dem Ergebnis, dass diese Systeme neben vielen Vorteilen auch neuartige IT-Sicherheitsrisiken bergen bzw. das Bedrohungspotenzial bekannter IT-Bedrohungen erh\u00f6hen k\u00f6nnen.<\/p>\n<p>Das <a href=\"https:\/\/www.bsi.bund.de\/SharedDocs\/Downloads\/DE\/BSI\/KI\/Generative_KI-Modelle.pdf?__blob=publicationFile&amp;v=5\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">BSI<\/a> r\u00e4t daher: \"Als Reaktion auf diese Bedrohungspotenziale sollten Unternehmen oder Beh\u00f6rden vor der Integration von gro\u00dfen KI-Sprachmodellen in ihre Arbeitsabl\u00e4ufe eine Risikoanalyse f\u00fcr die Verwendung in ihrem konkreten Anwendungsfall durchf\u00fchren. Daneben sollten sie Missbrauchsszenarien dahingehend evaluieren, ob diese f\u00fcr ihre Arbeitsabl\u00e4ufe eine Gefahr darstellen. Darauf aufbauend k\u00f6nnen existierende Sicherheitsma\u00dfnahmen angepasst und gegebenenfalls neue Ma\u00dfnahmen ergriffen werden sowie Nutzende \u00fcber die potenziellen Gefahren aufgekl\u00e4rt werden.\"<\/p>\n<p>Vor der Einf\u00fchrung des Copilot-Systems sollten sich Unternehmen daher dringend einen \u00dcberblick \u00fcber den aktuellen Stand ihrer IT-Sicherheitsarchitektur verschaffen. Dazu sollten nicht nur Microsoft 365, sondern auch alle anderen genutzten Programme, Apps, Dienste und Plugins \u00fcberpr\u00fcft werden. Microsoft selbst empfiehlt f\u00fcr Copilot die Einf\u00fchrung eines Zero-Trust-Modells.[\/vc_column_text]<div class=\"smx_global_spacer size-s\"><\/div>\n<h2  class=\"h2 smx-headline \">Betriebsrat muss KI-Einsatz absegnen<\/h2>[vc_column_text]Der Start ins KI-Zeitalter kann nicht allein von der Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung oder der IT-Abteilung beschlossen werden. Da sich ein System wie Copilot signifikant auf Arbeitsabl\u00e4ufe und -verfahren auswirkt, muss allein in die Planung der Einf\u00fchrung oder f\u00fcr ein Pilotprojekt bereits ein vorhandener Betriebsrat einbezogen werden.<\/p>\n<p>Da die KI-Systeme Leistung und Verhalten der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen \u00fcberwachen k\u00f6nnen, hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht, kann sogar die Schlie\u00dfung einer Betriebsvereinbarung zum Einsatz von KI fordern.[\/vc_column_text]<div class=\"smx_global_spacer size-s\"><\/div>\n<h2  class=\"h2 smx-headline \">Mitarbeiter schulen<\/h2>[vc_column_text]Der wohl wichtigste Schritt bei der Einf\u00fchrung des Copilot-Systems in Microsoft 365 ist die Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Dabei sollten folgende Punkte klar und verst\u00e4ndlich an alle kommuniziert werden, die sp\u00e4ter mit Copilot arbeiten:[\/vc_column_text][vc_column_text]<\/p>\n<ul>\n<li>Die Aussagen der KI d\u00fcrfen niemals ungepr\u00fcft \u00fcbernommen werden. Microsoft selbst r\u00e4umt ein: \"Die Antworten, die generative KI erzeugt, sind nicht garantiert zu 100 % sachlich.\" Diese etwas holprige Formulierung bedeutet: KI erfindet manchmal Informationen. Bevor man sich also auf die von Copilot gelieferten Daten verl\u00e4sst, sollten diese immer unabh\u00e4ngig vom Copilot-System durch Mitarbeitenden \u00fcberpr\u00fcft werden. Denn Microsoft bietet die Copilot-Informationen nur im Rahmen der Best-Effort-Qualit\u00e4tsrichtlinien an, \u00fcbernimmt so keine Haftung f\u00fcr die Richtigkeit der Aussagen des Systems.<\/li>\n<li>Die Nutzung von Copilot f\u00fchrt dazu, dass f\u00fcr jeden Nutzer ein sogenannter semantischer Index erstellt wird. Er dient dazu, in Zukunft Inhalte zu erstellen, die authentisch klingen und dem jeweiligen Stil des Nutzers entsprechen. Dazu analysiert die KI \u00fcber mehrere Wochen die Eigenheiten und Gewohnheiten ihrer Nutzer.<\/li>\n<li>Alle Anfragen an die KI werden zun\u00e4chst gespeichert und k\u00f6nnen sp\u00e4ter jederzeit vom Nutzer (und von h\u00f6heren Administratoren) in der Copilot-Interaktions-Historie eingesehen werden. Dies gilt nicht nur f\u00fcr Eingaben in Anwendungen wie Word, PowerPoint oder Excel, sondern auch f\u00fcr Teambesprechungen, in denen die automatische Transkriptionsfunktion von Copilot aktiviert wurde.<\/li>\n<\/ul>\n<p>[\/vc_column_text]<div class=\"smx_global_spacer size-s\"><\/div>\n<div class=\"quote-line\">\n    <div class=\"summary-container-line clr-primary-line\">\n\n                    <div class=\"summary-content_quote-line h6 \">\u201eDie Erstellung von individuellen Sprachprofilen f\u00fcr einzelne Nutzer kann mit dem EU-Datenschutz-Recht vereinbar sein, wenn einige Faktoren ber\u00fccksichtigt und eingehalten werden. Copilot bietet verschiedene M\u00f6glichkeiten, die Erstellung von individuellen Sprachprofilen f\u00fcr einzelne Nutzer zu steuern und zu verwalten, zum Beispiel durch die Auswahl der Datenquellen, die Einstellung der Datenschutzebene und die L\u00f6schung, Einsehbarkeit und Korrigierbarkeit der Daten Daten durch den Nutzer.\u201c<\/p>\n<p>Oliver Teich (Strategic Consultant)<\/div>   \n        \n    <\/div>\n<\/div><div class=\"smx_global_spacer size-s\"><\/div>\n<h2  class=\"h2 smx-headline \">Mit Copilot bereit f\u00fcr die KI-Revolution<\/h2>[vc_column_text]Copilot bietet gro\u00dfartige M\u00f6glichkeiten: Er vereinfacht allt\u00e4gliche B\u00fcroarbeiten, erstellt automatisch Konferenzaufzeichnungen, gestaltet Pr\u00e4sentationen und bereitet Daten \u00fcbersichtlich auf. Diese m\u00e4chtigen F\u00e4higkeiten bedeuten aber auch einen weitreichenden Eingriff in die Datenschutzstruktur eines Unternehmens.<\/p>\n<p>Die Einf\u00fchrung des Copilot-Systems muss daher auf vielen Ebenen vorbereitet, begleitet und gesteuert werden. Nur wenn ein Unternehmen umfassend auf den KI-Assistenten vorbereitet ist, kann es die M\u00f6glichkeiten und Chancen des Systems voll aussch\u00f6pfen. Werden hingegen Fehler bei der Implementierung gemacht, drohen neben regulatorischen Problemen auch tats\u00e4chliche Datenschutzlecks in der Office-Architektur.[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row]<\/p>\n<\/section>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>[vc_row][vc_column][vc_column_text] Microsoft 365 Copilot ist eine k\u00fcnstliche Intelligenz, die direkt in die Microsoft Office-Programme, SharePoint und Exchange Server integriert ist. 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